Kontraktstyring er et vigtigt ledelsesværktøj i detailsektoren
Overblik over bundne udgifter og kontrakter, der skal fornyes eller opsiges betyder, at ledelsen får tid til at fokusere, prioritere og tage gode beslutninger, forklarer administrerende direktør.
Ledelsebør bruge kontraktstyring som ledelsesværktøj, mener Skousens nytiltrådte administrerende direktør, Majken Pape. Fotokredit: Kirsten Adler
Af Poul Bavngaard
Derfor skal ledelse bruge kontraktstyring som ledelsesværktøj, mener Skousens nytiltrådte administrerende direktør, Majken Pape. Et professionelt kontraktstyringsværktøj kan nemlig være med til at optimere driften i det daglige og sikrer Skousen overblik, struktur, risikoreduktion som i sidste ende betyder besparelser.
Majken Pape en netop tiltrådt som administrerende direktør i Skousen, hvor hun kan trække på sin erfaring fra tiden som økonomidirektør i Søstrene Grene.
- Det kan være tidskrævende at vælge systemløsninger, men hvis man arbejder med risikostyring på et højere niveau, kan man simpelthen ikke nøjes med at dokumentstyre via regneark, fortæller administrerende direktør i Skousen, Majken Pape.
- Min tidligere erfaring med et effektivt kontaktstyringsværktøj har gjort det muligt, at implementere en løsning, som vi kan bruge på ledelsesniveau med det samme. Hen over sommeren har vi fået arkiveret vores 150 leje- og franchisekontrakter, og vi har nu et overblik og en tryghed, som en regnearks model slet ikke kan mønstre, forklarer hun.
Rettidige advarsler
I detailbranchen kan manglende overblik over kontrakterne få store økonomiske konsekvenser.
Ofte skal kontrakterne genforhandles løbende, og hvis man overser en deadline, kan det betyde, at man mister et succesfuldt lejemål. Især vækstvirksomheder er helt afhængige af, at kunne reducere den risiko:
- Skousen er en ekspanderende virksomhed, og det betyder at der i tillæg til vores mange eksisterende leje- og franchisekontrakter, løbende kommer flere til. Kontrakterne løber typisk i 5 år, og der kan være store risici forbundet med at mangle overblik. En konkurrenceklausul kan udløbe, vi kan miste et lejemål, eller vi risikerer, at en uopsigelighedsperioden forlænges automatisk på et lejemål, som vi ønsker at afstå. Med et professionelt kontraktstyringssystem bliver vi varslet i god tid, inden en kontrakt udløber. Det betyder, at vi som ledelse har tid til at fokusere, prioritere og i sidste ende tage gode beslutninger, pointerer Majken Pape.
Hun mener at netop alarmerne i høj grad også et redskab til at drive forretningen på ledelsesniveau.
"Uden styring kan en konkurrenceklausul udløbe, vi kan miste et lejemål eller en uopsigelighedsperiode, som vi vil opsige, automatisk bliver forlænget."
- Alarmernes bidrag til risikostyringen frigiver nemlig ledelsesressourcer i det daglige. Vi kan være optaget af andre opgaver, fordi vi ved, at vores samarbejdspartner simpelthen ringer os op, hvis der ikke bliver reageret på alarmerne, fordi modtagerne måske er på ferie eller har skiftet funktion. Og den sikkerhed forplanter sig i hele organisationen, forklarer hun.Skal integreres effektivt i organisationen
Den nye direktør var helt bevidst om, at det var en god investering at integrere et professionelt kontraktstyringsværktøj hos Skousen. Alligevel var det vigtigt, at indkøringsfasen blev overstået let og effektivt, så systemet kunne fungere på tværs af organisationen fra dag ét:
- I vores samarbejde med House of Control havde vi en fast projektleder, som hjalp med at skræddersy systemet til Skousen. Det har bl.a. betydet, at vi i dag kan brugertilpasse adgangen, så vi eksempelvis kan sætte en jurastuderende til at arbejder med kontrakterne i systemet efter bare et par timers introduktion.
Systemet giver også virksomheden mulighed for at fastsætte, hvilke data, den enkelte bruger har adgang til. Det er væsentligt i forhold til både eksterne parter, som eksempelvis revisorer, men også i forhold til nye lovkrav:
- Det sparer os for meget arbejde, når eksempelvis revisionen skal udarbejde årsrapporten. Og med udsigten til den nye persondataforordning er det essentielt, at vi kan rettighedsstyre adgang til data – også i vores kontrakter, siger Majken Pape.
80 procent af udgifterne reguleret af kontrakter
Hos leverandøren af kontraktstyrings systemet, House of Control, er man meget bevidst om at udvikle løsninger, der konkret understøtter ledelsens behov.
Værktøjet fokuserer derfor på selve styringen, så der frigives flest mulige ressourcer på ledelsesniveau.
- Vores fokus er at udvikle et rigtigt ledelsesværktøj. Detailbranchen opererer i et meget konkurrencepræget marked, og vi vil hjælpe ledelsen med at prioritere og træffe beslutninger i det daglige. Ved at give dem et struktureret overblik over de kommercielle parametre i virksomhedens kontrakter, bidrager vil til at risikostyringen bliver taget seriøst. Typisk er det op mod 80 procent af en detailkædes udgifter, der er reguleret af kontrakter, og derfor er effektiv kontraktstyring afgørende for både indtjening og konkurrencedygtighed, siger landechef i House of Control Danmark, Carsten Holløse.
Majken Pape er da heller ikke i tvivl om værdien af Skousens samarbejde med House of Control. Hun anbefaler gerne andre detailkæder og vækstvirksomheder, at få implementeret et seriøst kontraktstyringsværktøj:
- Når man kan se, at man har brug for kontraktstyring, så skulle man faktisk allerede have været i gang. Problemer bliver kun større, hvis man ikke har et tilstrækkeligt overblik, og derfor er det – især i vækstvirksomheder – meget vigtigt, at være på forkant med tingene. Den tid, man bruger på at få systemet op at køre, er givet rigtigt godt ud, så det er bare med at komme i gang, lyder rådet fra den nytiltrådte direktør.
